Cuando una Comunidad de Propietarios decide cambiar de Administrador no sabe muy bien por dónde empezar. Desde Alcázar os explicamos los tres sencillos pasos para cambiar de Administrador de Fincas.

Paso 1: Propuesta y Convocatoria de la Junta

El cambio de Administrador puede proponerlo cualquier propietario de la Comunidad. Para presentar la propuesta, debe convocarse una Junta.

La junta para cambiar de administrador la convoca, de manera habitual, el presidente de la comunidad, ya que tiene la potestad para convocar la junta sin necesidad de que exista un número mínimo de convocantes. También la pueden convocar el 25% de los vecinos. Si se promueve la junta sin la ayuda del presidente o el administrador, es importante que todos los propietarios sean correctamente notificados. No es necesario que esté presente el Administrador saliente.

El cambio puede producirse en una junta extraordinaria, convocada exclusivamente para este asunto, o en una junta ordinaria cómo un orden más del día.

Alcázar puede acompañaros en todo el proceso de convocatoria y cambio de administración, facilitándoos la gestión. Para que el proceso sea más sencillo, os facilitamos el modelo de convocatoria extraordinaria para cambiar de administrador o cualquier documento que sea necesario.

Paso 2: Junta y Votación

Para que se apruebe el cambio de administración, se necesita una mayoría simple, tanto en número de propietarios (la mitad más uno de los propietarios) como en porcentaje de cuota de participación (más del 50% de propiedad del inmueble representada).

Es conveniente llevar a la Junta la propuesta de la nueva administración para no tener que convocar una nueva junta expresamente para eso. En el orden del día debe estar incluida la presentación de la nueva propuesta, supeditada a la aprobación del cambio de administración.

Una vez tomada la decisión de cambio, al administrador saliente hay que notificarselo por escrito. Contará con un plazo de hasta 30 días para la entrega de la documentación esencial y realizar el cambio de Administrador. En Alcázar os facilitamos el modelo del acta de la Junta General Extraordinaria para tal notificación

Paso 3: Motivos del cese

Debéis motivar adecuadamente las razones para el cese de la administración actual, lo que se denomina «causa justa». La pérdida de confianza en el administrador puede ser considerada una causa justa, que puede venir derivada por una falta de atención a sus responsabilidades, un perjuicio económico causado a la comunidad, o no presentar las cuentas anuales en tiempo y forma.

El justificarla con los compromisos adquiridos por el administrador al inicio de su gestión, es lo adecuado. Un documento de utilidad es el código deontológico del administrador de fincas del Consejo General de Colegios de Administradores de Fincas de España, en el que se recogen las obligaciones, buenas prácticas y relaciones con los propietarios que son esperables en el ejercicio de la profesión.

No son válidos motivos como tener una oferta económica más ventajosa, no convocar juntas (eso puede hacerlo siempre el presidente), o la exigencia del cobro a morosos.

No olvidéis establecer un plazo para la transferencia de la documentación de la comunidad, el administrador «saliente» debe proporcionar el cierre de la contabilidad hasta la fecha del cambio y el administrador «entrante» revisarla.

¿Qué ocurre después del cambio de administrador? ¿Cómo procede Alcázar?

Documentación y sustitución

Desde Alcázar, como administrador entrante, nos encargamos de solicitar al Administrador cesado toda la documentación referente a la Comunidad y revisarla, confirmando que esté todo en orden.

¿Qué documentación se debe traspasar el administrador entrante?

El administrador saliente debe entregar la siguiente documentación en un plazo de 10 a 15 días:
– Listado de propietarios, coeficientes, datos de contacto y forma de pago de los diferentes recibos de la comunidad.
– Últimos recibos ordinarios emitidos y derramas pendientes (en caso de existir).
– Si existe algún empleado en la comunidad, debe proporcionarse su nómina y los seguros sociales abonados.
– La tarjeta de identificación fiscal de la propiedad, necesaria para el pago de impuestos.
– Contrato de la cuenta corriente de la comunidad y firmas autorizadas o necesarias para operar con la entidad.
– Contacto de los proveedores de obras pasadas y obras y mantenimientos en curso.
– Contrato del seguro de la comunidad y contacto para el caso de incidencias.
– El libro de actas de la comunidad, incluyendo el último acta.
– Los Estatutos
– La escritura de obra nueva y división horizontal.

Dentro de un plazo recomendable de 30 días, el administrador saliente debe proporcionar también la siguiente información: contratos de mantenimiento, contratos de suministros, y contratos de alquileres.

Incluimos la documentación necesaria para el funcionamiento de las instalaciones con sus revisiones correspondientes; las licencias de actividad y funcionamiento de las instalaciones, con indicación de la instalación y fecha; para los ascensores, el organismo de control y fechas de inspección; los contratos de trabajo y Seguros Sociales (TC1 y TC2); el material relativo a prevención de riesgos laborales; las liquidaciones IRPF e IVA.; los procedimientos judiciales, en vigor o finalizados; la correspondencia; y la contabilidad de los últimos 5 años.

En el caso de que el administrador saliente no entregue toda la documentación solicitada o se niegue expresamente a hacerlo, esta conducta es sancionable.

Alcázar os hace el proceso más fácil

El cambio de administrador de una comunidad de propietarios es un proceso más sencillo de lo que pueda parecer. Y si no estáis satisfechos con el servicio que actualmente estáis recibiendo, en Alcázar os proponemos un cambio, y os acompañaremos durante todo el proceso.